Wispex und Ihre Privatsphäre
Mit ‘Wispex’ werdennachfolgend die Firmen
Wispex Transit NL BV, Wispex Fiscal NL BV, WPXU Holding
BV, Wispex BE BV, Wispex DE und Wispex UK genannt.
1. Schutz Ihrer Personendaten
Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten und andere Geschäftsbeziehungen haben ein Recht darauf, dass Wispex vertraulich und sorgfältig mit ihren Daten umgeht. Wispex hat seine Datenschutzrichtlinie für die Verarbeitung personenbezogener Daten angepasst an die Europäische Gesetzgebung, die Allgemeine Verordnung Datenschutz (AVG) (in Deutschland bekannt unter der Datenschutz Grundverordnung DSGVO), die international bekannt ist als die General Data Protection Regulation (GDPR). Die Datenschutzrichtlinie von Wispex wird realisiert in Vereinbarungen, Verhaltensregeln und (Sicherheits-) Maßnahmen.
2. Welche Personenbezogenen Daten verwendet Wispex
Wispex verwendet ausschließlich personenbezogene Daten die notwendig sind für eine gute Dienstleistung und Geschäftsführung. Für Kundenservice und Kommunikation werden die folgenden Kontaktdaten verarbeitet: Nachname, Vorname, Tittel, Geschlecht, Funktion, E-Mail Adresse, Telefonnummer und ähnliche für Kommunikationszwecke notwendige Angaben.
Sollten darüber hinaus andere personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist dies notwendig zur Erfüllung einer Vereinbarung oder gesetzlichen Verpflichtung. Sie werden darüber in dem Moment informiert, zu dem Wispex die Daten erhebt.
Besondere und empfindliche personenbezogene Daten
Für die Erstellung von Zollerklärungen und das Handeln als Steuervertreter und Zoll Agent ist es möglich, dass eine Kopie ihres Identifikationsbeweises bei der Vollmacht benötigt wird. Das ist zum Beispiel der Fall bei der Steuervertretung einer Einzelfirma. Dies sind empfindliche Dokumente, die einen äußerst sorgfältigen Umgang erfordern. Vertraulichkeit, Geheimhaltung und unbefugter Zugang ist essentiell. Wispex hat seine Sicherheit hierauf passend abgestimmt und seine Mitarbeiter hierauf geschult.
Zugang Internetportal
Für die Verwendung des Internetportals unter portal.wispex.nl werden Loginangaben wie Benutzername und Passwort übermittelt und gekoppelt an die Kontaktpersonen. Für eine gute und sichere Funktionsweise des Portals werden Daten Ihrer Zugangsdaten registriert. Es handelt sich hierbei um IP-Adresse, Browserdaten, Datum und Zeitpunkt Ihres Besuches.
3. Aufbewahrungsfristen
Sobald personenbezogene Daten nicht mehr benötigt werden, werden Sie unter Berücksichtigung der entsprechenden Aufbewahrungsfrist, kontrolliert gelöscht. Als Aufbewahrungsfrist richtet sich Wispex nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren für Dossiers und die dazugehörigen personenbezogenen Daten nach Beendigung des Dienstleistungsvertrages.
4. Dienstleistungen durch Dritte
Wispex beauftragt dritte Unternehmen um Dienstleistungen effizient, korrekt und sicher auszuführen. Dies sind im Wesentlichen Lieferanten für den Unterhalt von Software und Netzwerk, aber auch Unternehmen für Archivvernichtung und spezialisierte Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen. Die Beauftragung dieser Unternehmen verantwortet Wispex. Sollte es erforderlich sein, dass diese Unternehmen Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten müssen, wird hierüber eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen, um eine korrekte und sichere Datenverarbeitung sowie die Geheimhaltung von personenbezogenen Daten zu gewährleisten.
5. Datenweitergabe an Dritte
Ihre personenbezogenen Daten werden durch Wispex ausschließlich zur Auftragsbearbeitung verwendet und niemals ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung an Dritte weitergegeben. Eine Ausnahme hierzu ist das Vorliegen rechtlicher Gründe. Dies kann beispielsweise sein bei Kontrollen durch den Zoll, die Steuerbehörden oder die Steuerfahndung.
6. Schutz
Wispex tut alles um Ihre Privatsphäre zu wahren und Ihre Daten zu schützen. Alle Mitarbeiter von Wispex unterliegen der Geheimhaltungspflicht und dürfen personenbezogenen Daten nur dann verarbeiten wenn dies zur Erfüllung des Dienstleistungsauftrags notwendig ist. Unsere Computersysteme, Computernetzwerke und Gebäude sind entsprechend der Art und des Umfangs der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten abgesichert. Das gleiche Sicherheitsniveau verlangen wir von allen Organisationen mit denen wir zusammen arbeiten, z.B. Lieferanten für den Unterhalt von Software und Netzwerk.
7. Sicherheitslek und Meldepflichten
Trotz aller technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen kann ein Sicherheitslek niemals völlig ausgeschlossen werden. Wispex hat den Datenschutz bei seiner Abteilung IT angesiedelt. Mitarbeiter und Lieferanten können Vorfälle, die möglicherweise zu einem Sicherheitsrisiko führen können, bei dieser Abteilung melden. Ein mit Datenschutz betrautes Team behandelt diese Vorfälle sofort und leitet Maßnahmen zur Schadensbegrenzung für die Betroffenen und Wispex ein. Entsprechend der gesetzlichen Anforderungen wird ein Sicherheitslek mit möglichen ernsten Folgen bei den Sicherheitsbehörden sowie der geschädigten Person/ den geschädigten Personen gemeldet.
Aufsichtsbehörde: Autoriteit Persoonsgegevens
Bezuidenhoutseweg 30, 2594 AV Den Haag
Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
8. Ihre Rechte
Die Datenschutzgesetzgebung gibt Betroffenen (denjenigen von denen personenbezogene Daten verarbeitet werden) das Recht um Fragen zu stellen zu Erhebung, Verarbeitung oder Verwendung von Daten ebenso wie Berichtigung, Abschirmung, Löschung oder einem Widerruf einer bereits erteilten Einwilligung.
Fragen oder Beschwerden bezüglich Ihrer Privatsphäre können Sie bei Wispex richten an:
Abteilung IT
T +31 (0)88-4220488
F +31(0)88-4220400
E IT@wispex.nl
Kontakt
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Anthony Fokkerweg 85
3088 GE Rotterdam
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T +31 (0)88 4220488
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