Wispex en uw privacy
Met ‘Wispex’ wordt hierna de ondernemingen Wispex Transit NL BV, Wispex Fiscal NL BV, WPXU Holding BV, Wispex BE BV, Wispex DE en Wispex UK bedoeld.
1. Bescherming van uw persoonsgegevens
Klanten, medewerkers, leveranciers en overige relaties hebben er recht op dat Wispex vertrouwelijk en zorgvuldig met hun gegevens omgaat. Wispex heeft haar privacybeleid voor de verwerking van persoonsgegevens afgestemd op de Europese wetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), internationaal bekend als de General Data Protection Regulation (GDPR). Het privacybeleid van Wispex wordt geëffectueerd in overeenkomsten, gedragsregels en (beveiligings) maatregelen.
2. Welke persoonsgegevens gebruikt Wispex
Wispex gebruikt uitsluitend die persoonsgegevens die voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering noodzakelijk zijn. Voor relatiebeheer en communicatie worden contactgegevens verwerkt, zoals naam, voornaam, voorletters, titulatuur, geslacht,functie, e-mailadres, telefoonnummers en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens.
Als daarnaast andere persoonsgegevens worden verwerkt, is dit noodzakelijk voor het nakomen van een overeenkomst of wettelijke verplichting. U wordt hierover geïnformeerd op het moment dat Wispex deze gegevens bij u opvraagt.
Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens
Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens
Voor het verzorgen van douaneaangiftes en het optreden als fiscaal-/douane-vertegenwoordiger kan het voorkomen dat er een kopie identiteitsbewijs is benodigd bij de volmacht. Dit is bijvoorbeeld het geval als het gaat om het vertegenwoordigen van een eenmanszaak. Deze documenten zijn aangemerkt als gevoelige gegevens waarmee uiterst zorgvuldig moet worden omgegaan. Vertrouwelijkheid, geheimhouding en het voorkomen van ongeautoriseerde toegang is essentieel. Wispex heeft zijn beveiliging hierop passend afgestemd en zijn medewerkers hierop getraind.
Toegang webportaal
Toegang webportaal
Voor het gebruik van het webportaal op portal.wispex.nl zijn er inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden verstrekt en gekoppeld aan de contactpersonen. Voor een goede en veilige werking van het portaal worden er gegevens van de inlogsessies vastgelegd. Het gaat om het IP adres, browsergegevens en datum en tijdstip van uw bezoek.
3. Bewaartermijnen
Als persoonsgegevens niet meer nodig zijn worden deze afhankelijk van hun bewaartermijn gecontroleerd verwijderd. Wispex houdt voor haar dossiers en bijbehorende persoonsgegevens de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar na beëindiging van de dienstverleningsovereenkomst aan.
4. Dienstverlening door derden
Wispex schakelt andere bedrijven in om haar dienstverlening efficiënt, correct en veilig te laten verlopen. Dit zijn voornamelijk leveranciers van software en netwerkbeheer, maar ook organisaties voor archiefvernietiging, gespecialiseerde adviseurs en andere dienstverleners. De dienstverlening door deze partijen gebeurt onder de verantwoordelijkheid van Wispex.
Als deze bedrijven noodzakelijkerwijs toegang moeten of kunnen hebben tot uw persoonsgegevens, wordt daar waar nodig een verwerkersovereenkomst gesloten waarin de afspraken worden vastgelegd die een correcte en veilige verwerking en de geheimhouding van uw persoonsgegevens garanderen.
5. Verstrekking aan derden
Uw persoonsgegevens worden uitsluitend door Wispex gebruikt voor het behandelen en verwerken van opdrachten en worden nooit zonder uw toestemming verstrekt aan derden, behalve als daar een wettelijke verplichting aan ten grondslag ligt. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een controle van de douane, belastingdienst of fiscale opsporingsdienst (FIOD).
6. Beveiliging
Wispex doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en uw gegevens te beschermen.
Alle medewerkers van Wispex hebben een geheimhoudingsplicht en mogen uitsluitend persoonsgegevens verwerken als zij deze voor hun werkzaamheden nodig hebben. Onze computersystemen, computernetwerken en gebouwen zijn beveiligd op een niveau dat noodzakelijk is gezien de aard en het volume van de te verwerken persoonsgegevens. Hetzelfde niveau van beveiliging eisen wij ook van de organisaties waarmee wij samenwerken, zoals leveranciers van software en netwerkbeheer.
7. Inbreuk op de beveiliging (meldplicht bij datalek)
Ondanks alle technische- en organisatorische beveiligingsmaatregelen kan een inbreuk (datalek) nooit volledig worden uitgesloten. Wispex heeft de privacybewaking ondergebracht bij de afdeling IT. Medewerkers en leveranciers kunnen incidenten die mogelijk een datalek zijn bij deze afdeling melden. Een incidentteam pakt meldingen direct op voor nader onderzoek en neemt die maatregelen die nodig zijn om verdere schade voor betrokkenen en Wispex te voorkomen. Zoals de wet vereist, wordt een datalek dat ernstige gevolgen kan hebben, gemeld bij de Autoriteit persoonsgegevens en bij de perso(o)n(en) wiens persoonsgegevens in het datalek zijn betrokken.
Toezichthouder: Autoriteit Persoonsgegevens
Bezuidenhoutseweg 30, 2594 AV Den Haag
Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
8. Uw rechten
De privacywetgeving geeft betrokkene personen (degenen van wie persoonsgegevens verwerkt worden) het recht om vragen te stellen rond het instellen, verwerken of gebruiken van gegevens evenals rectificatie, afscherming, wissing of intrekking van een reeds gegeven toestemming.
Voor vragen of klachten omtrent uw privacy kunt u bij Wispex terecht bij:
Afdeling IT
T +31 (0)88-4220488
F +31 (0)88-4220400
E IT@wispex.nl
Contact
Hoofdkantoor
Lange Kleiweg 22
2288 GK Rijswijk
Nederland
Contact
T +31 (0)88 4220488
F +31 (0)88 4220400
E info@wispex.nl
Wispex adressen
Rotterdam
Anthony Fokkerweg 85
3088 GE Rotterdam
Nederland
T +31 (0)88 4220488
Antwerpen
Noorderlaan 133 bus 39
2030 Antwerpen
België
T +32 (0)3 2384287
Hamburg
Borstelmannsweg 143
20537 Hamburg
Duitsland
T +49 (0) 2161 8397123